Облік роботи  з юридичними та фізичними особами – джерелами

           формування НАФ в  ЦДНТА України  в 2018 році             

Робота відділу з юридичними особами – джерелами формування  НАФ  в  2018 році велась   по наступним  напрямках:

  1. Протягом 2018 року відповідно до роз'яснення  Укрдержархіву (лист № 01.3/144 від 11.01.2018 р.) щодо проведення перевірок державні архівні установи не мають права проводити перевірки роботи архівних підрозділів згідно ст. 2 Закону України “Про тимчасові особливості здійснення заходів державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності” (із змінами згідно із Законом України від 07 грудня 2017 року № 2246-VIII) до 31 грудня 2018 року встановлено мораторій на їх проведення.  В план роботи відділу були внесені зміни  по експертизі цінності документів особового походження. Експертизу цінності пройшли документи  професора, дійсного члена імператорського Санкт-Петербурського мінералогічного суспільства, доктора філософії Ерлангського  університету (Німеччина), доктора геології і мінералогії Варшавського університету Криштафовича М.Й. (1866-1941 роки життя).
  2. З метою поліпшення організаційно-правового стану архівних підрозділів і експертних комісій юридичних осіб - джерел формування НАФ на засіданні ЕПК  в 2018 році було погоджено  18 положень про архівний підрозділ   та  22 положення про ЕК.
  3. Надавалась методична та практична допомога юридичним особам у складанні переліків проектів, проблем (тем), НТД по яких підлягає віднесенню до складу НАФ, та актів про виділення до знищення документів - на ЕПК узгоджено  21 перелік, 3 акти про виділення до знищення, 50 описів документів постійного зберігання (в тому числі 3 описи із  удосконалення, 2 описи по документам особового походження  Заварова Олексія Івановича фонд  Р-202,  2  описи первинного розбирання документів особового походження  Істоміна Олександра Миколайовича фонд Р-241 та  Істоміної  Лідії Петрівни. Фонд Р-242).
  4. Відповідно до роз'яснення Укрдержархіву (лист № 01.3/144 від 11.01.2018 р.) щодо проведення перевірок державні архівні установи не мають права проводити перевірки роботи архівних підрозділів до 31 грудня 2018 року  не проводилися  вибіркові перевіряння стану збереження, обліку та використання документів НАФ в юридичних особах – джерелах формування НАФ в зоні комплектування архіву.
  5. Організація методичної та практичної допомоги юридичним особам. В 2018 році були направлені листи по організації та проведенні оглядів стану збереження документів НАФ в архівних підрозділах, по виявленню стану впровадження електронного документообігу в юридичних особах-джерелах формування НАФ, по експертизі цінності документів з метою віднесення до складової частини НАФ, з оформлення переліків, актів, описів та розробки положень про експертну комісію та архівний підрозділ.
  6. По формуванню наглядових справ була проведена робота із складання історичних відомостей юридичних осіб-джерел формування НАФ. Складено 16 доповнень до  історичних довідок для формування наглядових справ юридичних осіб — джерел формування НАФ в зоні комплектування архіву.
  7. 7. В 2018 році співробітники відділу на засідання ЕПК склали  72 висновки  на переліки проектів, акти про вилучення до знищення, положення  про ЕК та архівний підрозділ, на списки джерел формування НАФ державних архівів областей.
  8. Була організована робота з приймання НТД на державне зберігання від ПАТ “Гіпроштув”, ПАТ «Ресурс», УкрНДІм’ясомолпром. м. Київ та «НДІОМШБ», «Укрмісьбудпроект»  м. Харків
  9. 29 травня 2018 року  був проведений виїзний семінар для представників  юридичних осіб — джерел формування НАФ України на базі Державного архіву Черкаської області. У семінарі прийняли участь 27 робітників архівних підрозділів та експертних комісій  10 юридичних осіб - джерел комплектування науково-технічною документацією Державного архіву Черкаської області. Тема семінару - “Забезпечення збереженості  науково-технічної документації: проблеми та шляхи їх вирішення на сучасному етапі”.
  10. Протягом року, а саме 19-21 травня, 19-20 вересня та 29 листопада 2018 року були проведені   семінари з підвищення кваліфікації спеціалістів державних архівів України з питань організації роботи з науково-технічною документацією. Взяли участь у семінарах фахівці державних архівів Закарпатської, Донецької, Луганської областей та фахівці Центрального державного архіву зарубіжної україніки.
  11. Для чіткої організації контролю та науково-методичної допомоги постійно здійснюється облік роботи з юридичними та фізичними особами – джерелами формування НАФ в зоні комплектування ЦДНТА України. Це і списки № 1 та 2, і наглядові справи, і картотека обліку роботи з юридичними особами, картотека обліку юридичних осіб по областях, картотека засідань ЕПК та журнал реєстрації проходження документів на ЕПК, і паспорти технічних архівів, і книга обліку консультацій. На 01.01.2019 року на обліку в ЦДНТА України стоїть 231 юридична особа державної та приватної форми власності. Списки юридичних та  фізичних осіб — джерел формування НАФ схвалено ЦЕПК Укрдержархіву 26.04.2018 р. протокол № 2.
  12. Відповідно до списків сформовано наглядові справи. До їх складу входять копії наказів керівників юридичних осіб про організацію роботи архівного підрозділу та ЕК, довідки обстежень стану збереженості НТД, документи по проведенню експертизи цінності, знищенню НТД, історична довідка та доповнення до неї, анкета, перелік проектів, НТД яких віднесена до НАФ України. На документи  наглядової справи заповнюється внутрішній опис. Наглядові справи мають порядкові номери відповідно до списків юридичних осіб – джерел формування НАФ в зоні комплектування архіву.
  13. В 2018 році була проведена робота з виявлення стану збереження, обліку та використання НТД в юридичних особах Донецької та Луганської областей на підконтрольній Україні території.                             
  14. Велика увага приділялась роботі по виявленню документів НАФ, термін відомчого збереження яких закінчився (понад 25 років), внаслідок чого узгоджено передачу НТД на 2019-2024 роки.
  15. Була проведена робота по вивченню напрямків діяльності, складу та змісту ННЦ «Інститут метрології» м. Харків. На ЕПК прийнято рішення включити інститут до списку № 2.                        

             

Начальник відділу формування НАФ та діловодства                         

Малишева А. К.

28.12.2018 р.

 

Центральний державний науково-технічний архів України
Copyright © 2017